Փաստաթղթերի քանակի աճը, կրկնվող հաստատումները և անհստակ պատասխանատվությունները ստեղծում են թղթային քաոս, որը դառնում է կառավարման լուռ թշնամին։
Երբ տեղեկատվությունը ցրված է տարբեր թղթապանակներում, ֆայլերում և ստորագրության հերթերում, որոշումների կայացումը դանդաղում է։ Ղեկավարությունը սկսում է արձագանքել խնդիրներին՝ կանխատեսելու փոխարեն։ Կառավարումը կորցնում է իր ճկունությունը, իսկ բիզնեսը՝ արագ արձագանքելու ունակությունը շուկայի փոփոխություններին։
Թղթային քաոսը ազդում է նաև կազմակերպության ներսում վստահության վրա։ Երբ գործընթացները բարդ են և ոչ թափանցիկ, աշխատակիցները կենտրոնանում են ոչ թե արդյունքի, այլ կանոնների պահպանման վրա։ Ստեղծվում է միջավայր, որտեղ նախաձեռնությունը նվազում է, իսկ պատասխանատվությունը բաշխվում է՝ առանց իրական տիրոջ։
Մրցունակ բիզնեսը պահանջում է պարզ և վերահսկելի գործընթացներ։ Փաստաթղթերը պետք է աջակցեն որոշումների կայացմանը, ոչ թե փոխարինեն դրանք։ Երբ կառավարման համակարգը կառուցված է չափից ավելի վերահսկողության վրա, այն դադարում է արդյունավետ լինել և սկսում է խոչընդոտել զարգացմանը։
Գործընթացների վերանայումը բիզնեսի համար ոչ թե օպտիմալացման ցանկություն է, այլ անհրաժեշտություն։ Պարզեցված կառուցվածքները, հստակ պատասխանատվությունները և տեղեկատվության հասանելիությունը նվազեցնում են կառավարման կորուստը և վերականգնում կազմակերպության մրցունակությունը։
*հոդվածը պատրաստելիս օգտագործվել է նաև ԱԲ
