Սակայն սխալ պլանավորված հանդիպումները կարող են ոչ միայն խլել ժամանակը, այլև նվազեցնել աշխատակիցների էներգիան, կենտրոնացվածությունն ու արդյունավետությունը։ Ճիշտ կազմակերպված հանդիպումները, հակառակը, կարող են դառնալ էներգիայի աղբյուր և նպաստել ավելի լավ որոշումների ընդունմանը։
Ինչու են հանդիպումները հաճախ հոգնեցուցիչ
Շատ կազմակերպություններում հանդիպումները անցկացվում են առանց հստակ նպատակի, օրակարգի կամ ժամանակային սահմանափակման։ Արդյունքում՝
-
աշխատակիցները կորցնում են ուշադրությունը,
-
խախտվում է աշխատանքային ռիթմը,
-
առաջանում է մտավոր հոգնածություն։
Բացի այդ, օրացույցում հաջորդաբար դասավորված հանդիպումները չեն թողնում վերականգնման ժամանակ, ինչը հանգեցնում է էներգիայի կտրուկ անկման։
Էներգիայի վրա հիմնված պլանավորման մոտեցում
Հանդիպումների պլանավորումը պետք է հաշվի առնի ոչ միայն ժամանակը, այլև մարդու կենսաբանական ռիթմերը։ Օրինակ՝
-
Առավոտյան ժամերին մարդկանց մեծ մասը ավելի կենտրոնացած է․ այս ժամանակը հարմար է ռազմավարական կամ վերլուծական հանդիպումների համար։
-
Ճաշից հետո էներգիան նվազում է․ այս հատվածում ցանկալի է պլանավորել կարճ, տեղեկատվական կամ օպերացիոն հանդիպումներ։
Գործնական խորհուրդներ արդյունավետ պլանավորման համար
-
Սահմանեք հստակ նպատակ – եթե հանդիպումը չունի կոնկրետ արդյունք, այն արժե վերանայել։
-
Կրճատեք հանդիպումների տևողությունը – 30 րոպեանոց հանդիպումները հաճախ ավելի արդյունավետ են, քան 1 ժամանոցները։
-
Խուսափեք հանդիպումների շղթայից – հանդիպումների միջև թողեք առնվազն 10–15 րոպե ընդմիջում։
-
Մասնակիցների ճիշտ ընտրություն – հրավիրեք միայն այն մարդկանց, ում մասնակցությունն իրական արժեք է ստեղծում։
-
Վերանայեք մշտական հանդիպումները – ոչ բոլոր կրկնվող հանդիպումներն են արդարացված։
